ردیاب پرسنل چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

اگر برای کارمندان خود دنبال ردیاب می‌گردید و یا اصلا می‌خواهید بدانید ردیاب پرسنل چیست و چه کاربردی دارد حتما تا انتهای مقاله با ما همراه باشید. در این متن ویژگی‌های یک ردیاب خوب را به شما آموزش خواهیم داد.

ردیاب کارمندان چیست و چه کاربردی دارد؟

کارمندان و پرسنلی که بازاریاب‌اند و یا شغلی بیرون از محیط کار دارند، بیشتر و یا حتی تمام وقت خود را بیرون از دفتر کار مشغول هستند. برای یک مدیر بسیار مهم است که بداند پرسنل خود چکار می‌کنند.

بهترین راه برای مدیریت پرسنل و کارمندان استفاده از ردیاب پرسنل است.

با استفاده از یک ردیاب شما به راحتی می‌توانید کارمند خود را زیر نظر بگیرید و از وضعیت کاری آن‌ها باخبر شوید.

این کار باعث می‌شود که کارمندان را بر اساس آمار واقعی بشناسید و کارمند خوب را تشخیص دهید.

نحوه کار ردیاب کارمندان چگونه است؟

ردیاب کارمندان و پرسنل وسیله کوچکی است که می‌توان داخل کیف یا جیب گذاشته شود.

این وسیله مدت زمان زیادی را شارژ نگه می‌دارد و نیاز به شارژ کردن دستگاه در حین کار نیست. البته که نگه داشتن شارژ در ردیاب‌ها متفاوت است.

افراد باید ردیاب خود را روشن کنند بعد از روشن کردن از طریق جی پی اس و ماهواره محل قرار گرفتن افراد روی نقشه نشان داده می‌شود.

مدیر یا کارفرما باید به پنل کاربری مراجعه کرده و بعد از وارد کردن نام کاربری و رمز تمام اطلاعت مورد نیاز خود را دریافت کنند.

ویژگی‌های یک ردیاب پرسنل خوب چیست؟

یک ردیاب خوب پرسنل باید علاوه بر نمایش موقعیت مکانی کارکنان، امکاناتی برای مدیریت تردد، بررسی مسیرهای پیموده‌شده، ثبت گزارش‌های دقیق و نظارت بر عملکرد نیروهای میدانی داشته باشد. انتخاب ردیاب مناسب به مدیران کمک می‌کند تا بدون نیاز به تماس‌های مکرر با کارکنان، از وضعیت مأموریت‌ها و فعالیت‌های کاری آن‌ها مطلع شوند.

مهم‌ترین ویژگی‌های یک ردیاب خوب پرسنل عبارت‌اند از:

۱. موقعیت‌یابی دقیق و لحظه‌ای

مهم‌ترین ویژگی ردیاب پرسنل، نمایش دقیق موقعیت مکانی کارکنان روی نقشه است. این قابلیت به مدیران اجازه می‌دهد تا موقعیت نیروهای میدانی، بازاریابان، تکنسین‌های خدماتی و رانندگان را در زمان انجام مأموریت بررسی کنند. به‌روزرسانی منظم موقعیت مکانی نیز اهمیت زیادی دارد؛ زیرا اطلاعات قدیمی نمی‌توانند تصویر دقیقی از وضعیت فعلی کارکنان ارائه دهند.

۲. ثبت مسیرهای پیموده‌شده

یک ردیاب مناسب باید امکان مشاهده مسیرهای طی‌شده توسط کارکنان را در بازه‌های زمانی مشخص فراهم کند. با استفاده از این قابلیت، مدیران می‌توانند مسیر حرکت نیروها، زمان شروع و پایان تردد و محل توقف آن‌ها را بررسی کنند. این ویژگی به‌خصوص برای شرکت‌هایی که چندین بازاریاب یا نیروی خدماتی در مناطق مختلف دارند، کاربردی است.

۳. ثبت ورود و خروج و مدیریت حضور و غیاب

امکان ثبت زمان ورود به محل کار، خروج از محل کار و حضور در محل مأموریت از دیگر ویژگی‌های مهم ردیاب پرسنل است. برخی سامانه‌ها این اطلاعات را با استفاده از GPS یا محدوده جغرافیایی ثبت می‌کنند و امکان تهیه گزارش حضور و غیاب را در اختیار مدیران قرار می‌دهند.

البته باید توجه داشت که ردیابی موقعیت مکانی به‌تنهایی معادل سیستم کامل حضور و غیاب نیست؛ بنابراین، بهتر است سامانه انتخابی امکان تعریف شیفت‌های کاری، ساعات مجاز تردد و گزارش تأخیر و غیبت را نیز داشته باشد.

۴. قابلیت تعیین محدوده جغرافیایی (Geofencing)

یک ردیاب خوب پرسنل باید امکان تعریف محدوده‌های جغرافیایی مشخص را فراهم کند. با استفاده از این قابلیت، مدیر می‌تواند برای دفتر مرکزی، شعب، محل پروژه یا محدوده فعالیت هر کارمند یک منطقه مجاز تعیین کند. در صورت ورود یا خروج از محدوده تعریف‌شده، سامانه می‌تواند هشدار ارسال کند یا رویداد مربوطه را در گزارش‌ها ثبت کند.

۵. گزارش‌گیری دقیق و قابل‌تحلیل

گزارش‌های کاربردی یکی از معیارهای مهم در انتخاب ردیاب پرسنل هستند. این گزارش‌ها بهتر است شامل مسیرهای پیموده‌شده، زمان توقف‌ها، ساعات فعالیت، ورود و خروج از محدوده‌های تعیین‌شده و سوابق مأموریت‌ها باشند.

همچنین، امکان فیلترکردن گزارش‌ها بر اساس نام کارمند، تاریخ، ساعت و نوع فعالیت، به مدیران کمک می‌کند تا اطلاعات موردنیاز خود را سریع‌تر پیدا کنند و تصمیم‌های مدیریتی دقیق‌تری بگیرند.

۶. هشدارهای هوشمند و قابل‌تنظیم

سامانه ردیابی پرسنل باید بتواند رویدادهای مهم را از طریق اعلان یا پیام هشدار اطلاع دهد. برای مثال، خروج از محدوده مجاز، تأخیر در حضور در محل مأموریت یا توقف طولانی‌تر از زمان تعیین‌شده می‌تواند از جمله موارد قابل‌بررسی باشد.

قابلیت تنظیم هشدارها بر اساس نیاز هر شرکت اهمیت زیادی دارد؛ زیرا ارسال اعلان‌های غیرضروری می‌تواند باعث کاهش کارایی سامانه شود.

۷. اپلیکیشن یا پنل مدیریتی ساده و کاربردی

یک ردیاب مناسب باید رابط کاربری ساده‌ای داشته باشد تا مدیران بتوانند بدون پیچیدگی، موقعیت کارکنان را مشاهده کنند، گزارش بگیرند و وضعیت مأموریت‌ها را بررسی کنند. دسترسی از طریق تلفن همراه، رایانه و پنل تحت وب نیز می‌تواند مدیریت نیروها را در محیط‌های مختلف آسان‌تر کند.

۸. باتری مناسب و عملکرد پایدار

در ردیاب‌های سخت‌افزاری، ظرفیت باتری و مدت‌زمان کارکرد دستگاه اهمیت زیادی دارد؛ به‌ویژه زمانی که کارکنان ساعات طولانی خارج از دفتر فعالیت می‌کنند. در ردیاب‌های نرم‌افزاری نیز مصرف باتری گوشی، پایداری برنامه در پس‌زمینه و عملکرد مناسب در شرایط مختلف شبکه باید بررسی شود.

۹. امکان تعریف کاربران و سطوح دسترسی

در شرکت‌هایی که تعداد زیادی کارمند یا چند مدیر دارند، بهتر است سامانه امکان تعریف حساب‌های کاربری و تعیین سطح دسترسی را فراهم کند. برای مثال، مدیر هر واحد می‌تواند فقط اطلاعات کارکنان زیرمجموعه خود را مشاهده کند. این قابلیت ضمن ساده‌ترکردن مدیریت، به حفاظت از اطلاعات مکانی کارکنان نیز کمک می‌کند.

۱۰. امنیت اطلاعات و رعایت حریم خصوصی کارکنان

اطلاعات مکانی کارکنان جزو داده‌های حساس سازمانی محسوب می‌شود؛ بنابراین، یک ردیاب خوب باید از روش‌های مناسب حفاظت از اطلاعات، کنترل دسترسی و ارتباط امن استفاده کند. همچنین، کارکنان باید از نحوه ردیابی، هدف جمع‌آوری اطلاعات و زمان‌های فعال‌بودن سیستم مطلع باشند.

بهتر است امکان محدودکردن ردیابی به ساعات کاری و مأموریت‌های مرتبط با شغل نیز وجود داشته باشد تا حریم خصوصی افراد حفظ شود.

۱۱. امکان ثبت بازدید از مشتریان و مدیریت مأموریت‌ها

برای شرکت‌هایی که بازاریاب، کارشناس فروش یا نیروی خدماتی دارند، ثبت بازدید از مشتریان یکی از امکانات ارزشمند ردیاب پرسنل است. اگر سامانه بتواند محل مشتریان، زمان مراجعه، ترتیب بازدیدها و وضعیت انجام مأموریت را ثبت کند، مدیران راحت‌تر می‌توانند برنامه کاری نیروها را بررسی کنند.

۱۲. پشتیبانی مناسب و قابلیت توسعه

پیش از انتخاب ردیاب پرسنل، باید کیفیت پشتیبانی، سهولت نصب و راه‌اندازی، امکان آموزش کاربران و قابلیت توسعه سامانه را بررسی کرد. یک راهکار مناسب باید بتواند با افزایش تعداد کارکنان، بدون ایجاد پیچیدگی یا هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده، پاسخ‌گوی نیازهای جدید شرکت باشد.

همچنین، امکان اتصال به نرم‌افزارهای حضور و غیاب، مدیریت منابع انسانی یا سامانه‌های سازمانی، در صورت نیاز کسب‌وکار، یک مزیت مهم محسوب می‌شود.

استفاده از ردیاب بازاریابان و کارمندان ممنوع است؟

این سوال برای خیلی از افراد پیش می‌آید که آیا استفاده از جی پی اس همراه قانونی است یا خیر؟

در جواب این سوال باید بگوییم شاید استفاده از ردیاب شخصی از نظر قانونی ممنوعیت نداشته باشد اما بهتر است با اجازه خود شخص ردیابی صورت بگیرد و بدون اطلاع کارمند او را ردیابی نکنید.

باید برای کارمند توضیح داده شوند که این کار علاوه بر این که به نفع سازمان است برای پرسنل مفید نیز خواهد بود.

زیرا با استفاده از ردیاب حق کسی ضایع نمی‌شود و بین کارمند خوب و بد تفاوت خواهد بود.

بیشتر بخوانید: ردیاب حیوانات خانگی باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟

استفاده از ردیاب پرسنل چه مزایایی دارد؟

با استفاده از یک ردیاب به راحتی می‌توانید کارمند خود را بیرون از محل کار ردیابی کنید.

این کار بسیار مفید است زیرا با استفاده از ردیاب کارمندان:

• با خیال راحت عملکرد پرسنل خود را ارزیابی می‌کنید.
• می‌توانید کارمندان را رتبه‌بندی کنید.
• برای دادن حقوق به کارمندان با استفاده از آمار دقیق، در حق کسی ظلم نخواهد شد.
• متوجه این موضوع می‌شوید که پرسنل به کار مشغولند یا خیر.
• بررسی این که انجام کارها طبق سیاست‌های شرکت انجام می‌شود یا نه.
• نظارت بر اضافه کاری کارمندان
• همچنین وقتی کارمندان بدانند که تحت نظارت هستند عملکرد بهتری خواهند داشت.
• تاثیر در روحیه کارمندان، زیرا می‌دانند حقشان ضایع نمی‌شود و در صورت کار خوب تشویق می‌شوند.
• و ….

سوالات متداول ردیاب پرسنل

نتیجه گیری

در این متن تمام نکات مربوط به خرید ردیاب پرسنل را در اختیارتان قرار دادیم. اگر سوال یا نظری دارید با ما در میان بگذارید.